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メールマナーについて

メールマナーは相手によって許容範囲が変わりますが、基本的には親しい仲でも礼儀は大事です。
また、携帯電話の若年層への普及により、今まで友人同士では問題にならなかった事が
社会人になって上司から怒られてしまった・・・という話も聞きます。

絵文字・顔文字は仕事関係では極力使わない方が良いですし
予測変換でくだけた文章を送ってしまった!なんて失敗も。

自分と相手の立場・状況を考えてメールを送る事、これがメールマナーになります。
「うわーそんな堅苦しいことめんどくさい」と思うかもしれませんが
知らず知らずのうちに相手を怒らせて嫌われていた・・・という事を避ける為です。
後々自分にとっても良い事なので、友達同士でもちょびっとだけマナーを考えてメールしてみて下さいね。
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名乗りやあいさつは基本中の基本!

携帯電話でのメールを中心に使っている人は、名前やあいさつを省略するクセがあるようです。
文字制限や携帯電話での見易さを考えた結果でしょうけど、パソコン同士のメールでは手紙のように
名前やあいさつを書きましょう。

ごく親しい間柄でのメール交換は、あいさつも名乗りも省略して独自の形式になっていきますが、
初めての相手やそれなりの礼儀がいる相手にはあいさつと名乗りは基本中の基本です。
初めて届くメールに名前がないと気味が悪い上、挨拶も無く用件のみでは失礼な人だなぁと感じます。
私はこの2点が無い上に言葉遣いもおかしかったら、返信せず削除しちゃいますw

『こんにちは』という言葉は、相手が夜見るとおかしいかもしれないけど、個人同士のメールにそこまで堅苦しく考えなくていいと思います。あいさつや名乗りからの書き出しは相手に安心感を与えます。
社会に出たら常識と言われるものなのでTPOを考えてこの2点は欠かさないようにしましょう。
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メールタイトルはわかりやすく

メールを読もうとする際に、メールの内容がタイトルに表れているととても安心します。仕事相手なのか、友達なのか、それとも初めてメールする人なのか、ケースバイケースですが、友達なら意味不明なタイトルとかでもいいですが、仕事相手なら 『●●の会議の件について』 とか用件をハッキリさせているタイトルが好ましいしいです。

ネットオークションや商品のやりとりをする場合はオークション名や品物名をタイトルにするとお互いのやりとりが非常にわかりやすくなります。

しかし、要注意なのが 『初めまして!』 『お久しぶりです』 というタイトル。
この手のタイトルの迷惑メールがけっこう多く、削除設定をしている方もいます。怪しまれないような、少しヒネった短文をプラスすると良いでしょう。
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適度な改行や段落で読みやすくしよう

携帯電話でのメールを中心に使っている人は、もしかしたら改行や段落ってピンとこないかも。
パソコンのメール欄は幅が広いので、ある程度の文字数で改行をしないと、とても見づらくなります。



このように20〜30文字程度で文の区切りよく改行して、5〜8行程度で空行を入れてひとつの段落にまとめると読みやすくなります。メールソフトによっては自動改行といって、設定した文字数で勝手に改行されて相手に送られるものがありますので、自分のメールソフトのオプション・環境設定などで設定を見直してみましょう!
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サポートセンターへ問い合わせメールを送る時の注意点

実は私はインターネット関係のサポートセンターに勤務経験があります。その中でどうしょうもないメールを何度も何度もいただき、こんなにも『人に物を聞く』常識が無い方が多いものか、と泣かされましたw

そんな私から、サポートセンターへお問い合わせメールを送る際の極意を伝授しちゃいます!
コツをつかめばサポセンの方も親切に教えてくれますし、お互い気持ちのよいやり取りができます。



・・・君の事が一番わかんないよ!(´;ω;`)ぅぅぅ・・・と泣かれるのがオチです。
何がどうなってるのか説明もせず、最後に文句。そして、極めつけは名無し・お客様番号やID等が書かれていない事。サポートセンターの人に嫌われるメールの代表です。

サポートセンターのQ&A(FAQ・よくある質問)や、メールを送る際の注意(書いて欲しい事など)を読んでいないとしか思えないメールが本当に多いです。何度もこちらから質問をしてメールの往復になるので、お互い時間と手間の浪費になります。

まずはサポートセンターのページを隅々までチェックし、Q&A(FAQ・よくある質問)をよく見てみましょう。
さらに検索で自力で解決できないかどうかも調べた上、それでもわからなかったら以下のような感じでメールを送りましょう。



腰が低すぎると思うかもしれないけど、こんな風なメールをもらっちゃったら『何でも聞いて!』って思っちゃいます。プロバイダーへの接続に関するお問い合わせなど、本人確認が必要な場合は本名を書いた方がいいでしょう。名無しは控えて下さい。こちらからの返信時に『●●様』と書ければいいけども、名無しだとどう呼べばいいのか困るからです。

あとは必要と思われる情報(使用しているパソコンの種類、通信環境やエラーメッセージ、エラーが出る直前にした行動や状況)を書けば完璧です。サポートセンターの人も人間です。意味不明なメールをもらったら、ちょっとこめかみに青筋が浮いてしまうかもしれません。なるべくスムーズにやり取りができる事を考えてメールを送るとお互い時間の短縮にもなります。


余談 --------------------------------------

パソコンに慣れていないうちは、ちょっとしたことで慌ててパニックになりがちですが
エラーメッセージが出ても慌てず、エラーメッセージの文章や番号を写真に撮ったりメモしておくと
それが問い合わせる時に役に立ちますし、そのエラーメッセージやエラー番号でネット検索すると
同じ事で質問&回答のページがあったり、解決方法が書かれてるページを発見する事が多いです。

パニックになって、調べずに闇雲に色々いじってしまってますます悪化するという初心者にありがちな悪循環を避ける為、冷静になり、パソコンがダメになっていたら携帯でネット検索してQ&Aなどがないか調べ、それでも解決法が見つからなかった場合にサポートセンターの力を借りましょう。

何でもすぐに誰かにサポートしてもらおう!と思わず、自分で調べてみる事が経験として積み重なり
パソコンやネットに関して詳しくなっていきます。調べる楽しさも感じてみて下さいね!
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複数の人に同じ内容のメールを出す場合

ほとんどのメールソフトにはCC(カーボンコピー)BCC(ブラインド・カーボンコピー)、全員へ返信など複数の相手へ同じ内容のメールを送る設定ができます。でもそこには大きな落とし穴があります。以前私へこんなメールが届きました。

サークルのみんなに飲み会のお知らせを送ったんです。
そしたらひとりの女の子から
『なんでみんなに私のメールアドレス教えちゃうの!?信じらんない!』
ってメールが来たんです。
私は身に覚えが無いし、どうしたらいいんですか?(´;ω;`)


あ〜ぁ、やっちゃったのねw と可哀想だけど笑ってしまいました。みなさんはどうしてこうなったかわかりますか?実は、『全員へ返信』と『CC(カーボンコピー)』で送ってしまうと相手にもそのメールが届いた人全員のアドレスがわかってしまいます。



↓これを送信すると↓


バレバレです・・・

こんな風にCCで一括送信してしまうと、送り先全員のアドレスがわかってしまいます。サークル主任や幹事がみんなにメールアドレスを聞いたのはいいけども、それをみんなに教えていいかどうかは人によって違います。特に女性は教えたくない人もいるでしょう。

でもいちいち同じ内容のメールを1個1個送ってられない!って人はBCCを利用しましょう。上のCCをBCCに置き換えるだけで、みんなのメールアドレスはわかりません。



↓これで送信すると↓


バッチリ、他のアドレスはわかりません

このように、複数の相手に同じメールを出す際は状況に応じてCCやBCCを便利に使い分けましょう。
しかし個人情報の取り扱いが厳しくなってきた現代では、BCCで送るのが無難だと思います。
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メール欄に本名!?個人情報にご用心

仕事(会社)用のメール設定で本名を入力するのはよくある事ですが、
普段個人的にネット交流の為に使用するメールアカウントに本名で設定するのは
自分が本名を公開してもいいという意思がない場合は避けた方がいいでしょう。

時々下のような表示が出る方が居ますが、そういう方に限って本名教えてないのに相手が知っている、個人情報が漏れている!とか、ハッキングされた!と騒いだりします。



このように、たいていのメールソフトでは送信者の欄に設定された名前が表示されてしまいます。
なぜ知らずにこうなっているのか?
その理由の多くは初期設定で『姓』『名』を入力して下さい、というステップで正直に本名を入れてしまい
設定変更をしないままメールを使用しているのでしょう。
Yahoo!メールなど、簡単に取得できるブラウザメールを使用している人によく見られます。

もし自分が使っているメールに本名が表示されているかもしれない、と不安な場合は
まず自分宛にテストメールを送ってみましょう。
本名が表示されてしまっていたら、オプションや環境設定とか登録情報の変更などで普段使っているハンドル(ハンドルネーム)などを入力しておきましょう。
→参考:ハンドルネームって何?
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機種依存文字や絵文字・半角カナはNG!

機種依存文字や半角カナは機種によっては文字化けやエラーを起こす場合があるので使用を控えましょう。文字化けしてたらほとんどの文が読めなくなってしまうので、ネット上では機種依存文字と半角カナは相手の機種を確認して使用しましょう。

最近では携帯会社同士で互換性があるようですが、携帯電話専用絵文字はパソコンで見ると表示されない事や、特殊漢字や〓とかに変換されてしまう事が多いです。(Yahooメールは表示されるっぽいですが)パソコンの人相手には絵文字より顔文字がベスト。



・・・文字化けすると、こんな風に表示されてしまいます。半角カナなどを入力してしまうと後の文が漢字やカタカナの意味不明な羅列が並んでしまいます。

→参考:機種依存文字について
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メールアドレスを間違えると

メールアドレスを間違えて送信してしまうと、『相手先不明』として英語がズラーっと並んだメールがメールサーバーから自動返信されて届きます。
その際は、もう一度メールアドレスを見直して正しいアドレスで送り直しましょう。

間違いチェックポイント:
・半角文字で入力していますか? 大文字小文字を正確に打ちましたか?
・判別しにくい英数字ではありませんか? 1(数字のいち)→ l(英小文字のエル)など。
・スペースなど余計な記号が含まれていませんか?



こんな感じで届いてきます。(利用しているプロバイダによって文やタイトルなどの送付方法が違います)送信したメール内容が添付ファイルにされている場合もあります。

英文をパッと見ればわかると思いますが、『アドレス間違ってるからもう一度送りなおしてみてね』って感じの内容です。もし、メールアドレスが間違えてても、1文字違いとかで他の人が使用しているアドレスに届いてしまう場合があります。その時は、『間違いですよ?』と相手からメールが来ない限り気付かないままかもしれません。もし間違いで個人情報を送ってしまったら大変です。アドレスの間違いには十分気をつけましょう!

参考:変な英語のメールが来た!
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添付ファイルについて

重い添付ファイル(大量の画像や動画など)を送りつけるのは相手に迷惑がかかります。受信するのに30分や1時間などかかってしまい相手の手間やメールサーバーに負担をかけることになります。いくら時代はブロードバンドとは言え、ISDNや細い回線環境の人もまだまだ居ます。

コンピューターウィルスはメールの添付ファイルから感染する場合が多く、私は知らない人からの添付ファイルは開かないようにしています。初めての人にいきなり添付ファイルを送る行為はやめた方が無難です。

重い画像やファイルを送る際は、前もって『送るよ』と連絡したりパソコンユーザー同士では、ファイルを圧縮したり、持っているならば自分のサーバーにアップロードして相手に好きな時にダウンロードしてもらう等の配慮をしましょう。ウィルスチェックもすると完璧かな?

圧縮に関しては[窓の杜](Windows利用者向け)や雑誌の付録CD-ROMなどで無料の圧縮・解凍関連ソフト手に入れると何かと便利ですよ!
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